Implementare un sistema di gestione documentale è la chiave se si vuole davvero aumentare il livello di efficienza e ottenere una riduzione dei costi aziendali in maniera facile e senza investimenti troppo gravosi. Con l’aiuto di uno specialista, il passaggio alla gestione documentale diventa del tutto indolore e semplicissimo, e i vantaggi si fanno vedere da subito – per tutte le figure professionali coinvolte nell’azienda. Ma perchè questo accada, occorre una valida pianificazione dell’intero processo: eccovi quattro punti fondamentali su cui basarvi nel progettare questa vera e propria rivoluzione silenziosa del vostro lavoro!
1. Come funziona il flusso di lavoro?
Perchè il passaggio alla gestione documentale digitale porti davvero e soltanto vantaggi alla vostra azienda, un aspetto fondamentale è quello di integrarla senza intoppi nel processo di lavoro già consolidato e funzionale; scansione, indicizzazione e recupero dei documenti devono essere progettati per non rallentare il lavoro di nessuno. Dedicate quindi del tempo ad identificare chi e in quale momento dovrà occuparsi dell’acquisizione dei documenti, e quali indici saranno utili a tutti per recuperarli: è un primo passo che vi ricompenserà per sempre.
2. Chi e quando deve avere accesso ai documenti?
Lasciate spesso fatture e lettere riservate in giro per l’ufficio dove tutti possono leggerle? Crediamo proprio di no. Ma allo stesso modo, non sigillate ogni lettera di un cliente sotto chiave, o lavorare diventerebbe impossibile. Lo stesso tipo di equilibrio va applicato alla gestione documentale: dovrete definire quali sono i permessi di accesso ad ogni documento, con il vantaggio che questi saranno poi archiviati digitalmente tutti insieme, e sarà il programma a impedire accessi non autorizzati.
3. Come e dove lavorano i vostri collaboratori?
Se tutti i vostri dipendenti lavorano nello stesso ufficio, non avete alcun problema. Ma per caso avete necessità di permettere la visione di alcuni documenti anche alla vostra rete di distributori, nei loro negozi? O forse avete dei commerciali che passano la giornata in giro da clienti, e può essere loro utile accedere all’archivio dei documenti di loro pertinenza da qualsiasi luogo si trovino? E questo vale per quali documenti, e con quale frequenza? Nello scoprire le risposte a queste domande, scoprirete anche come costruire il vostro sistema di gestione documentale perchè sia utile ed efficiente.
4. In quale dipartimento avete il problema maggiore?
Può essere che arrivati a questo punto dell’analisi, per ragioni economiche o di comodità, vi rendiate conto di non poter implementare la gestione documentale in tutti i livelli dell’azienda fin da subito. Allora decidete di partire in piccolo! Identificate quale settore – forse le risorse umane, forse la contabilità, forse le vendite – trarrebbe massimo giovamento dalla razionalizzazione del flusso documentale, e organizzatevi per implementare la gestione documentale proprio in quel settore; non soltanto scoprirete che l’investimento vale assolutamente il costo e si ripaga da solo, ma conquisterete anche l’approvazione dei dipendenti, che ne proveranno con mano i vantaggi!