Apporre la firma digitale a un documento: la guida step by step
Quando si compila un documento che deve avere una valenza legale come la sottoscrizione di un contratto, non è più necessario apporre la propria firma su carta, ma si può utilizzare la firma digitale, un sistema molto più veloce e sicuro. La firma digitale può essere usata dai privati cittadini, dalle imprese e dai professionisti per autenticare i documenti elettronicamente ed evitare di stamparli, di firmarli e di scannerizzarli per inviarli nuovamente. Se si ha la necessità di utilizzare la firma digitale per i propri documenti, in questa breve guida vi illustreremo tutti i passaggi per farlo nel minor tempo possibile.
Le caratteristiche della firma digitale
Prima di spiegarvi come apporre la firma digitale ad un documento (approfondisci https://www.savinosolution.com/2020/05/28/come-apporre-la-firma-digitale-ad-un-documento), vediamo quali sono le caratteristiche di questo strumento informatico. Innanzitutto la firma digitale ha le stesse valenze della firma autografa e si distingue per alcune caratteristiche:
- autenticità: identifica precisamente chi sottoscrive il documento;
- integrità: garantisce che il documento sottoscritto non è stato modificato;
- validità legale: come la firma autografa ha lo stesso valore legale.
La firma digitale è uno strumento che viene definito "firma elettronica avanzata", per differenziarla dagli altri strumenti informatici che vengono utilizzati per apporre la firma sui documenti elettronici. Per ottenere la firma digitale si utilizza un sistema di crittografia avanzata che prevede una coppia di chiavi, pubblica e privata, per questo è definito il sistema informatico più sicuro ed è l’unico che ha una valenza legale.
Come usare la firma digitale: il procedimento
Per apporre la firma digitale a un documento, è necessario acquistare dei kit dagli enti certificatori (soggetti autorizzati a rilasciare questo tipo di dispositivo) che hanno un costo compreso tra i 30-60 €. I kit per la firma digitale possono utilizzare diversi sistemi di accesso, quelli più semplici sono in formato usb, che si suddividono in token usb o key all-in-one. Il primo tipo, i token usb, sono quelli più semplici da usare e hanno le stesse dimensioni di una tradizionale penna usb e contengono una micro sim. Dopo aver inserito il token usb e aver scaricato il software fornito dall’ente certificatore, potrete apporre la firma ai vostri documenti. Se volete velocizzare la procedura di installazione della firma digitale, potete invece acquistare un kit key all-in-one che comprende già il software di firma e la scheda sim, basterà inserirlo al pc e partirà automaticamente il programma per sottoscrivere digitalmente i documenti. In alternativa ai due strumenti sopracitati, potete anche utilizzare un tradizionale lettore di smart card, inserire la carta fornita dall’ente certificatore e in seguito scaricare il software. Prima di poter utilizzare il vostro kit per la firma digitale, dovete seguire la procedura per l’autentificazione dell’identità, in seguito collegarti al sito dell’ente certificatore e inserire alcuni dati.
I vantaggi di usare la firma digitale
Se volete utilizzare la firma digitale per sottoscrivere i vostri documenti, dovete sapere che questo strumento vi garantisce diversi vantaggi. Uno dei vantaggi principali della firma digitale è che vi consente di risparmiare tempo, così da evitare di stampare ogni volta i documenti e di firmarli su carta, per poi inviarli tramite mail al destinatario. Questo strumento è uno dei più sicuri in assoluto, perché utilizza un sistema di crittografia a doppia chiave, diventando inviolabile anche per i più esperti hacker. Con l’apposizione della firma digitale è impossibile modificare il documento, dopo la sottoscrizione, così sarete sicuri che nessuno possa aggiungere o eliminare parti dello scritto. La legge riconosce alla firma digitale valenza legale, quindi potete usarla per sottoscrivere contratti, per le comunicazioni con le pubbliche amministrazioni e per gestire i rapporti con i vostri clienti o fornitori. La titolarità della firma digitale viene garantita dagli enti certificatori che forniscono il kit per la firma, inoltre prima di ottenere tale strumento vi sono diverse procedure per confermare l’identificazione, così da avere la certezza che i documenti sottoscritti con tale metodo siano veritieri e validi.